Αξίζει να το μάθετε. Οι οργανωμένοι άνθρωποι είναι λιγότερο πιθανό να χάσουν σημαντικές εργασίες και τείνουν να αισθάνονται λιγότερο άγχος. Όταν τα πράγματα είναι οργανωμένα, ξέρετε πού να βρείτε τις καθημερινές σας υποχρεώσεις, πώς να βρείτε το πρότυπο που χρησιμοποιείτε πάντα και ποια email πρέπει να σταλούν σήμερα. Αυτό σας αφήνει περισσότερο χρόνο και χώρο για καταιγισμό ιδεών , δημιουργία και επίλυση προβλημάτων με μεγαλύτερο αντίκτυπο .

Με μερικές απλές μικροαλλαγές, ο καθένας μπορεί να προσθέσει περισσότερη οργάνωση στην καθημερινή του ρουτίνα, προκειμένου να βελτιώσει την εργασία του και να μειώσει το άγχος.

Ποια είναι τα οφέλη του να είσαι οργανωμένος;

Η οργάνωση βοηθά στη μείωση του στρες. Όταν γνωρίζετε πού βρίσκονται τα πράγματα, μπορείτε να πετύχετε περισσότερα χωρίς να πνίγεστε. Στον χώρο εργασίας, αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να κάνετε περισσότερη εργασία με υψηλότερη απόδοση χωρίς να αισθάνεστε εξαντλημένοι. Όταν μπορείτε να δείτε όλη την εργασία σας συγκεντρωμένη σε ένα μέρος, είναι πιο εύκολο να ιεραρχήσετε τις εργασίες σας και να βεβαιωθείτε ότι τα πιο σημαντικά στοιχεία έχουν ολοκληρωθεί.

Η οργάνωση σας δίνει χρόνο για την εργασία που έχει σημασία. Είναι ένας τρόπος με μεγάλη επίδραση για να νιώσετε καλύτερα και πιο ευτυχισμένοι στην εργασία σας, χάρη σε αυτά τα οφέλη:

Ένα πιο ευέλικτο πρόγραμμα: Η οργάνωση και η διαχείριση του προγράμματός σας με εργαλεία διαχείρισης χρόνου μπορεί να μειώσει την σπατάλη χρόνου, δίνοντάς σας περισσότερο χρόνο για συγκέντρωση και εις βάθος εργασία.

Λιγότερο άγχος: Όταν είστε οργανωμένοι, ξέρετε πού βρίσκονται τα πράγματα, πότε πρέπει να παραδοθούν και ποια βήματα πρέπει να κάνετε για να ολοκληρώσετε τη δουλειά σας. Δεν χρειάζεται να ανησυχείτε, επειδή κάθε εργασία έχει ανατεθεί και έχει προθεσμία.

Περισσότερος χώρος για δημιουργικότητα: Ξέρετε αυτή τη λίστα με τις νοητικές εργασίες που παρακολουθεί συνεχώς τι πρέπει να γίνει; Αυτό καταλαμβάνει ένα τεράστιο μέρος της πολύτιμης εγκεφαλικής ικανότητας. Η εξωτερική ανάθεση αυτών των θεμάτων από το μυαλό σας θα αφήσει περισσότερο χώρο για δημιουργική, εστιασμένη εργασία.

Μικρότερος κίνδυνος επαγγελματικής εξουθένωσης: Όταν αισθάνεστε αγχωμένοι και καταβεβλημένοι, είναι πιο πιθανό να πάρετε βιαστικές αποφάσεις. Αυτό αυξάνει το άγχος και —όταν επιδεινώνεται με την πάροδο του χρόνου— οδηγεί σε επαγγελματική εξουθένωση. Συχνά, η υπερκόπωση πηγάζει από το αίσθημα ότι υπάρχουν πάρα πολλά να γίνουν και όχι αρκετός χρόνος. Η οργάνωση σας βοηθά να αισθάνεστε ότι έχετε τον έλεγχο της εργασίας σας και να μειώσετε την υπερκόπωση .

Αυξημένη παραγωγικότητα: Σε ένα τέλειο οργανωτικό σύστημα, κάθε εργασία έχει σκοπό, έναν υπεύθυνο και μια προθεσμία. Ακόμα κι αν η εργασία σας δεν είναι τέλεια — η οποία, ας είμαστε ειλικρινείς, ποιανού είναι — η ύπαρξη ενός οργανωμένου συστήματος μειώνει τον χρόνο που αφιερώνεται σε άσκοπες εργασίες και ενισχύει την παραγωγικότητα.

Η οργάνωση μειώνει επίσης την εργασία που σχετίζεται με την εργασία — πράγματα όπως η παρακολούθηση εργασιών, η εναλλαγή μεταξύ εφαρμογών και η αναζήτηση ενημερώσεων κατάστασης. Το 60% των ημερών μας κυριαρχείται από την εργασία που σχετίζεται με την εργασία, με μόνο το 40% να απομένει για εξειδικευμένη εργασία και στρατηγική — τις πιο σημαντικές πτυχές της εργασίας σας. Όταν γνωρίζετε πού βρίσκονται τα πράγματα, μπορείτε να αφιερώνετε λιγότερο χρόνο στην αναζήτηση πληροφοριών και περισσότερο χρόνο στην εκτέλεση.

Εύκολοι τρόποι για να είστε —και να παραμένετε— οργανωμένοι
Η οργάνωση της εργασίας μπορεί να σας φαίνεται κουραστική, ειδικά αν δεν σας βγαίνει φυσικά. Αλλά όπως πολλά πράγματα στον χώρο εργασίας, μπορείτε να αντιμετωπίσετε την οργάνωση αναλύοντάς την σε πιο διαχειρίσιμα βήματα. Είτε θέλετε να οργανώσετε τις ατομικές σας εργασίες, την εργασία σας σε επίπεδο έργου είτε ολόκληρο το σύστημα της ομάδας σας, δείτε πώς μπορείτε να ξεκινήσετε.

6 τρόποι για να οργανώσετε τις εκκρεμότητές σας

Ένα εξαιρετικό σημείο για να ξεκινήσετε είναι η οργάνωση των ατομικών σας εργασιών. Η παρακολούθηση και η καταγραφή των υποχρεώσεών σας σάς βοηθά να ολοκληρώνετε τις εργασίες σας πιο γρήγορα και πιο αποτελεσματικά.

1.Συγκεντρώστε τις εκκρεμότητές σας σε ένα κεντρικό σημείο
Όσο περισσότερο προσπαθείτε να παρακολουθείτε νοερά πράγματα στον εγκέφαλό σας, τόσο λιγότερο παραγωγικοί θα είστε. Το πρώτο βήμα για να φτιάξετε μια καλύτερη λίστα υποχρεώσεων είναι να το βγάλετε από το μυαλό σας.

Αυτή είναι μια βασική αρχή της μεθόδου ολοκλήρωσης εργασιών (GTD), η οποία σας ενθαρρύνει να απελευθερώσετε την πνευματική σας δύναμη παρακολουθώντας τις εκκρεμότητές σας σε ένα εργαλείο αντί για το μυαλό σας. Μόλις καταγράψετε όλες τις εκκρεμότητές σας, χρησιμοποιήστε ένα εργαλείο λίστας υποχρεώσεων για να μετατρέψετε αυτές τις εργασίες σε οργανωμένα, εφαρμόσιμα βήματα. Με έναν ψηφιακό διαχειριστή λίστας υποχρεώσεων, μπορείτε να δείτε όλες τις εργασίες, τις προθεσμίες και τις ημερομηνίες παράδοσης σε ένα μέρος, ώστε να μπορείτε να αναλάβετε δράση πιο γρήγορα και πιο αποτελεσματικά.

2. Μάθετε να διαχειρίζεστε τον χρόνο σας
Η διαχείριση του χρόνου είναι ένα κρίσιμο κομμάτι της οργάνωσης. Αν δεν έχετε τον έλεγχο του χρόνου σας, δεν μπορείτε να έχετε τον έλεγχο των εργασιών σας.

Ευτυχώς, η διαχείριση του χρόνου, όπως και η οργάνωση, είναι μια δεξιότητα που μαθαίνεται. Υπάρχει μια ποικιλία τεχνικών και στρατηγικών που μπορείτε να εφαρμόσετε για να βελτιώσετε τη διαχείριση του χρόνου σας.

Μην φοβάστε να δοκιμάσετε μερικές διαφορετικές τεχνικές μέχρι να βρείτε αυτήν που σας ταιριάζει. Δείτε:

Χρονικός αποκλεισμός: Ο χρονικός αποκλεισμός είναι όταν προγραμματίζετε κάθε στιγμή της ημέρας σας. Αυτό περιλαμβάνει τις συναντήσεις, τις εργασίες σας και όλα τα ενδιάμεσα – από την κύλιση στο Instagram μέχρι τα διαλείμματα για μεσημεριανό γεύμα. Η δημιουργία ενός λεπτομερούς προγράμματος σάς δίνει τον έλεγχο του ημερολογίου σας. Θα γνωρίζετε ακριβώς πώς ξοδεύετε τον χρόνο σας και τυχόν ευκαιρίες βελτίωσης.

Χρονοπεριορισμός : Για κάθε εργασία, δημιουργήστε έναν στόχο για να την ολοκληρώσετε σε μια συγκεκριμένη ώρα. Αν αφεθούν έτσι, οι εργασίες ενδέχεται να πέσουν στην παγίδα του Νόμου του Πάρκινσον —όπου η εργασία επεκτείνεται για να καλύψει τον διαθέσιμο χρόνο. Ο χρονικός περιορισμός αποτρέπει αυτό, διασφαλίζοντας ότι οι εργασίες διαρκούν μόνο όσο χρειάζεται.

Η τεχνική Pomodoro : Η τεχνική Pomodoro μπορεί να σας βοηθήσει να ολοκληρώσετε μια εργασία με υπερ-εστίαση. Είναι μια απλή δομή: Κάθε Pomodoro αποτελείται από 25λεπτα μπλοκ εργασίας που οριοθετούνται από 5λεπτα διαλείμματα. Όταν βρίσκεστε σε ένα Pomodoro, περιορίστε τους περισπασμούς και απενεργοποιήστε τις ειδοποιήσεις. Ο στόχος είναι να επικεντρωθείτε αποκλειστικά στην εργασία που έχετε μπροστά σας.

Φάε τον βάτραχο : Μπορεί να ακούγεται σαν μια περίεργη τεχνική διαχείρισης χρόνου, αλλά η μέθοδος «φάε τον βάτραχο» προέρχεται από ένα διάσημο απόφθεγμα του Μαρκ Τουέιν: «Αν είναι η δουλειά σου να φας έναν βάτραχο, είναι καλύτερο να το κάνεις το πρωί». Ουσιαστικά, αυτό μεταφράζεται στην αντιμετώπιση των πιο δύσκολων εργασιών σας πρώτα. Ξεκινήστε κάθε μέρα εντοπίζοντας και ολοκληρώνοντας τις πιο δύσκολες εργασίες σας, προχωρώντας μέχρι να σας μείνουν πιο εύκολα πράγματα για να τελειώσετε την ημέρα. Αυτό σας βοηθά να αξιοποιήσετε τις πιο παραγωγικές ώρες εργασίας σας – συχνά όταν ξεκινάτε για πρώτη φορά την εργασία σας – για να ξεκινήσετε με επιτυχία.

Εφαρμόζοντας τη διαχείριση χρόνου, μπορείτε να αναλάβετε τον έλεγχο του προγράμματός σας και να έχετε περισσότερο χρόνο για… ό,τι θέλετε.

3. Εξασκηθείτε στο Inbox Zero
Σε αντίθεση με ό,τι πιστεύεται ευρέως, το Inbox Zero δεν σημαίνει πάντα ότι δεν έχετε καθόλου email στα εισερχόμενά σας. Η ιδέα αφορά περισσότερο την οργάνωση των email σας και τη μείωση της ψηφιακής ακαταστασίας, ώστε να μπορείτε να παρακολουθείτε τις σημαντικές εργασίες και τις ενημερώσεις.

Για να εφαρμόσετε το Inbox Zero, ορίστε μια ώρα κάθε εβδομάδα—ή κάθε μέρα, εάν χρειάζεται—για την ταξινόμηση των εισερχόμενων μηνυμάτων. Ελέγξτε τα εισερχόμενά σας και οργανώστε κάθε στοιχείο ανά εργασία ή προτεραιότητα. Προσπαθήστε να εφαρμόσετε απλούς κανόνες που βοηθούν στην προώθηση της διαδικασίας. Για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιείτε μια πλατφόρμα διαχείρισης εργασίας , αναθέστε εργασίες καθώς διαβάζετε τα μηνύματα. Ή χρησιμοποιήστε συντομεύσεις πληκτρολογίου για να διαβάζετε γρήγορα τα μηνύματα και να στέλνετε γρήγορες απαντήσεις, όπως απαιτείται.

Κάθε φορά που εξασκείτε το Inbox Zero, θα είναι πιο εύκολο να το επαναλάβετε. Χρησιμοποιήστε μια εβδομαδιαία υπενθύμιση ημερολογίου ή μια καθημερινή ειδοποίηση για να βεβαιωθείτε ότι παρακολουθείτε —ή ενδεχομένως προνοείτε— για τα εισερχόμενα μηνύματα.

4. Δώστε προτεραιότητα στην πιο σημαντική εργασία σας
Υπάρχει διαφορά μεταξύ της εργασίας που σας κάνει να νιώθετε παραγωγικοί (απασχολημένη εργασία) και της εργασίας που βοηθά στην προώθηση της ομάδας και της επιχείρησής σας. Η μία μπορεί να σας κάνει να νιώθετε καλά – ποιος δεν λατρεύει να τσεκάρει ένα κουτάκι σε μια λίστα υποχρεώσεων – αλλά η άλλη είναι το είδος της εργασίας που τελικά θα σας βοηθήσει να αναπτύξετε την καριέρα, την ομάδα και την εταιρεία σας.

Ο προσδιορισμός του πιο σημαντικού έργου σας ξεκινά με το στρατηγικό σχέδιο της εταιρείας σας και τα OKRs σε ολόκληρο τον οργανισμό . Κάθε εργασία —ανεξάρτητα από το πόσο μικρή είναι— θα πρέπει να οδηγεί σε αυτούς τους μεγαλύτερους, γενικούς στόχους. Η σύνδεση των μεμονωμένων εργασιών σας με ευρύτερους στόχους σάς παρέχει το πλαίσιο για να ολοκληρώσετε το πιο σημαντικό έργο σας.

Όταν γνωρίζετε πώς η εργασία σας προχωρά σε μεγαλύτερες πρωτοβουλίες της εταιρείας, έχετε το πλαίσιο που χρειάζεστε για να προσαρμόσετε τις προθεσμίες και τις προτεραιότητές σας. Με αυτόν τον τρόπο, όταν αλλάξει μια ημερομηνία λήξης ή προστεθεί ένα νέο έργο στο πρόγραμμά σας, μπορείτε να αξιολογήσετε πώς αυτή η εργασία συγκρίνεται με τις τρέχουσες προτεραιότητές σας και να προσαρμοστείτε ανάλογα.

5. Αναθέστε εργασίες
Η εξωτερική ανάθεση ή η ανάθεση εργασιών σάς επιτρέπει να επικεντρωθείτε σε έργα υψηλού αντίκτυπου. Ωστόσο, η ανάθεση μπορεί να σας φαίνεται αμήχανη, ειδικά αν αναθέτετε εργασία σε συναδέλφους ή ακόμα και —σε σπάνιες περιπτώσεις— σε κάποιον ανώτερο. Στην πραγματικότητα, όμως, η εξωτερική ανάθεση εργασιών στο κατάλληλο άτομο είναι μια πράξη εμπιστοσύνης και επιβεβαίωσης.

Για να αναθέσετε αρμοδιότητες, ξεκινήστε προσδιορίζοντας όλες τις εργασίες στον τρέχοντα φόρτο εργασίας σας. Στη συνέχεια, προσδιορίστε ποιες έχουν την υψηλότερη προτεραιότητα με έναν πίνακα Eisenhower, (από τον πρόεδρο της Αμερικής) ταξινομώντας τις εργασίες ως εξής:

• Σημαντικό και επείγον. Αυτή είναι η πιο σημαντική δουλειά σας. Αναθέστε τα στον εαυτό σας και ιεραρχήστε οτιδήποτε σε αυτόν τον φάκελο.
• Σημαντικά αλλά όχι επείγοντα. Αυτά είναι πολύτιμα αλλά ίσως να μην χρειάζεται να γίνουν σήμερα. Προγραμματίστε τα για να βεβαιωθείτε ότι θα ολοκληρωθούν.
• Όχι σημαντικό αλλά επείγον. Αυτές είναι οι υποχρεώσεις που πρέπει να ανατεθούν. Δεν είναι σημαντικές για εσάς, αλλά πρέπει οπωσδήποτε να ολοκληρωθούν. Αναθέστε αυτά τα έργα σε άλλους που μπορούν να τα διαχειριστούν γρήγορα και αποτελεσματικά.
• Ούτε σημαντικό ούτε επείγον. Αφαίρεση εντελώς.

Αν υπάρχει δουλειά στην κατηγορία σου «όχι σημαντική αλλά επείγουσα» που κάποιος άλλος θα μπορούσε να κάνει καλύτερα, η ανάθεση αρμοδιοτήτων είναι στην πραγματικότητα το καλύτερο πράγμα που μπορείς να κάνεις.

6. Καθαρίστε τον φυσικό και εικονικό σας χώρο
Ένας καθαρός, φιλόξενος χώρος γραφείου είναι γεμάτος ενέργεια και συναρπαστικός όταν μπαίνεις μέσα. Όταν καθαρίζετε το γραφείο σας έτσι ώστε να μην αποσπάται η προσοχή σας, μπορείτε να νιώσετε μεγαλύτερη αυτοπεποίθηση, δημιουργικότητα, ακόμη και να μειώσετε το άγχος . Το ίδιο θα μπορούσε να ειπωθεί και για την ψηφιακή ακαταστασία. Όλα αυτά τα αδιάβαστα email και οι εκκρεμείς εργασίες είναι σχεδόν ισοδύναμα με το να έχετε στοίβες από ληξιπρόθεσμα χαρτιά στον χώρο εργασίας σας.

Αντί να αφήνετε τα πράγματα να συσσωρεύονται μέχρι να σας αγχώσουν ή να σας κάνουν να μην τα διαχειρίζεστε, αφιερώστε χρόνο κάθε εβδομάδα, τρίμηνο ή μήνα —ό,τι σας βολεύει— για μια τακτική αποσυμφόρηση. Για να εξασκηθείτε στην εικονική αποσυμφόρηση, δοκιμάστε:

• Επαναανάθεση τυχόν καθυστερημένων εργασιών με νέες, σχετικές ημερομηνίες λήξης.
• Ανάγνωση και εκκαθάριση των ειδοποιήσεών σας.
• Εξάσκηση στο Inbox Zero.
• Χρονικά μπλοκαρισμένο ημερολόγιό σας για να δημιουργήσετε χώρο για περισσότερη ροή .

Καθώς περνάτε από τη διαδικασία της αποσυμφόρησης, υπενθυμίστε στον εαυτό σας ότι αυτό που πραγματικά κάνετε είναι να προστατεύετε τον μελλοντικό σας εαυτό από περιττό άγχος.

Συμβουλές για την οργάνωση ενός έργου

Η οργάνωση των υποχρεώσεών σας είναι το πρώτο βήμα για την οργάνωση. Στη συνέχεια, θα χρειαστεί να οργανώσετε την εργασία σας στο έργο. Αν δεν έχετε σκεφτεί ποτέ πώς να οργανώσετε την εργασία σας στο έργο, αυτές οι έξι συμβουλές μπορούν να σας βοηθήσουν να ξεκινήσετε.

1. Δημιουργήστε ένα μέρος για το καθετί
Εκτός από το ότι κάνει τον χώρο εργασίας σας πιο λειτουργικό, η διατήρηση κάθε αντικειμένου —τόσο ψηφιακού όσο και φυσικού— στη σωστή του θέση σας εξοικονομεί χρόνο και μπορεί να αυξήσει την παραγωγικότητα .

Μπορείτε να το κάνετε αυτό οργανώνοντας αρχεία και εργασίες στα κατάλληλα έργα τους. Αυτό λειτουργεί διπλά — η ομάδα σας δεν θα χρειάζεται να ψάχνει ατελείωτα για αρχεία και μπορείτε να μειώσετε τις συναντήσεις απολογισμού κατευθύνοντας τους συναδέλφους στην ακριβή διαδικασία ή ροή εργασίας που χρειάζονται.

Για να το ρυθμίσετε, δημιουργήστε έναν χώρο έργου με όλα τα σχετικά αρχεία, τις εργασίες, τους στόχους και τα έγγραφα της ομάδας σας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια πλατφόρμα διαχείρισης εργασίας όπως το Asana για να φιλοξενήσετε όλες αυτές τις πληροφορίες σε ένα μέρος—συμπεριλαμβανομένων εγγράφων αναφοράς και προτύπων.

2. Αναλύστε τα παραδοτέα του έργου

Στην ουσία του, ένα έργο είναι ένας τρόπος για να φιλοξενήσει όλες τις εργασίες και τα παραδοτέα που σχετίζονται με μια συγκεκριμένη πρωτοβουλία. Αυτό μπορεί να είναι μια πρωτοβουλία που καθορίζεται από προθεσμίες, όπως μια εκδήλωση ή μια κυκλοφορία προϊόντος , ή μια συνεχής διαδικασία, όπως ένα συντακτικό ημερολόγιο .

Ανεξάρτητα από το τι επιτελεί η ομάδα σας, χωρίστε τις εργασίες του έργου σε στοιχεία που είναι αρκετά μικρά ώστε να ανατεθούν σε ένα άτομο.

Να γιατί αυτό έχει σημασία: Φανταστείτε ότι έχετε ένα σύνθετο παραδοτέο που απαιτεί πολλά άτομα για να ολοκληρωθεί. Ας πούμε, ένα ιστολόγιο. Έχετε τον συγγραφέα, τον επιμελητή κειμένων και τον σχεδιαστή. Αλλά αν αυτή η μία ευθύνη μοιράζεται εξίσου μεταξύ τριών ατόμων, ποιος προωθεί την εργασία; Ποιος την παρακολουθεί; Ποιος είναι υπεύθυνος για την αλλαγή της προθεσμίας ή την ενημέρωση των ενδιαφερόμενων μερών;

Αντ’ αυτού, χωρίστε τα παραδοτέα του έργου σε μικρότερα κομμάτια εργασίας. Δώστε σε κάθε μέλος της ομάδας τη δική του εργασία — σε αυτήν την περίπτωση, μία για το σχεδιασμό του ιστολογίου, μία για το προσχέδιο του ιστολογίου και μία για την αναθεώρηση του ιστολογίου — ώστε όλοι να γνωρίζουν ποιος κάνει τι και πότε. Αυτό είναι επίσης γνωστό ως πρόγραμμα ανάλυσης εργασίας .

Το λογισμικό παρακολούθησης έργων είναι ο ευκολότερος τρόπος για να το κάνετε αυτό. Δημιουργήστε ένα σαφώς καθορισμένο έργο και αναθέστε εργασίες, ώστε όλοι να μπορούν να δουν με σαφήνεια ποιος είναι υπεύθυνος για τι. Με αυτόν τον τρόπο, τα μέλη της ομάδας που έχουν ερωτήσεις μπορούν να απευθυνθούν απευθείας στον υπεύθυνο, μειώνοντας τη διαδικασία αναζήτησης του ποιος, τι, γιατί ή πότε κρύβεται πίσω από κάθε εργασία και ερώτηση.

3. Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων σας

Όλοι έχουμε περάσει εκείνη την τρομερή στιγμή όπου ένα σφάλμα υπολογιστή ή ένα σφάλμα λογισμικού σας αναγκάζει να χάσετε όλη σας την εργασία. Αλλά όλο και περισσότερο, η αποθήκευση στο cloud καθιστά αυτό κάτι που ανήκει στο παρελθόν. Πολλές εταιρείες προσφέρουν λύσεις αποθήκευσης για τους υπαλλήλους—οπότε, αν μπορείτε, επωφεληθείτε από αυτές.

Ξεκινήστε δημιουργώντας ένα σύστημα για όλα τα αρχεία σας. Οργανώστε εκ των προτέρων τον χώρο ώστε να έχει νόημα για εσάς, προσθέτοντας φακέλους και υποδιαιρέσεις όπως απαιτείται. Αν αρχίσετε να δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων σας σε μαζικές μεταφορτώσεις χωρίς πραγματική οργάνωση, θα έχετε πονοκέφαλο όταν χρειαστεί να αναζητήσετε κάτι συγκεκριμένο στο μέλλον.

Βεβαιωθείτε ότι όπου κι αν εργάζεστε υπάρχει λειτουργία αυτόματης αποθήκευσης ή ότι αποθηκεύετε τακτικά την εργασία σας. Στη συνέχεια, ρυθμίστε αυτόματα αντίγραφα ασφαλείας, αν μπορείτε. Εάν δεν μπορείτε, ορίστε υπενθυμίσεις για να δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας όλων των δεδομένων όταν ολοκληρώνετε μια εργασία και ξανά στο τέλος της ημέρας.

4. Συγκεντρώστε τις αναφορές κατάστασης

Η σύνταξη αναφορών μπορεί να είναι ένα από τα πιο χειροκίνητα και χρονοβόρα κομμάτια της δουλειάς σας. Όλοι μας έχουμε παρακολουθήσει μια σύσκεψη για την κατάσταση που θα μπορούσε να είχε μετατραπεί σε email—επιπλέον, χρειάζεται πολύς χρόνος για να συλλέξετε δεδομένα από πολλαπλές πηγές και να τα συγκεντρώσετε χειροκίνητα σε ένα κεντρικό σημείο.

Αντ’ αυτού, αναζητήστε έναν τρόπο να αναφέρετε ακριβώς πού συμβαίνει η εργασία. Εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε ένα εργαλείο διαχείρισης έργων με το Universal Reporting που σας επιτρέπει να δημιουργείτε πίνακες ελέγχου αναφοράς στον ίδιο χώρο που παρακολουθείτε την εργασία. Χρησιμοποιήστε αυτούς τους πίνακες ελέγχου για να δημιουργήσετε αναφορές κατάστασης έργου που ελαχιστοποιούν τις συναντήσεις—διατηρώντας τα ενδιαφερόμενα μέρη ενημερωμένα ή επιτρέποντας στην ομάδα να εξετάζει τα δεδομένα στον δικό της χρόνο.

5. Αυτοματοποιήστε επαναλαμβανόμενες εργασίες και διαδικασίες
Γνωρίζατε ότι ο μέσος εργαζόμενος αφιερώνει το 13% του χρόνου του σε εργασία που έχει ήδη ολοκληρωθεί; Ως αποτέλεσμα, οι εργαζόμενοι χάνουν ένα εντυπωσιακό ποσό 236 ωρών λόγω διπλής εργασίας κάθε χρόνο.

Η οργάνωση μπορεί να σας βοηθήσει να μειώσετε τις χειροκίνητες, διπλές διαδικασίες και να δώσετε στην ομάδα σας περισσότερο χρόνο για την εργασία που έχει σημασία. Και ένας από τους καλύτερους τρόπους για να ενισχύσετε την οργάνωση είναι με την τεχνολογία αυτοματισμού.

Η αυτοματοποίηση των εργασιών βοηθά τις εργασίες να ολοκληρώνονται την ώρα που πρέπει — κάτι που είναι κρίσιμο, καθώς το 26% των προθεσμιών παραλείπεται κάθε εβδομάδα. Με άλλα λόγια, αυτό σημαίνει ότι 1 στις 4 εργασίες δεν ολοκληρώνεται την ώρα που πρέπει. Πρόκειται για μεγάλο όγκο εκκρεμοτήτων που θα μπορούσε εύκολα να αποφευχθεί.

Αν είστε αρχάριοι στον αυτοματισμό, δοκιμάστε να ξεκινήσετε με τα βασικά:

• Χρησιμοποιήστε τεχνολογία αυτοματισμού για να αναθέσετε αυτόματα εργασία στα σωστά άτομα.
• Μετατόπιση και προσαρμογή ημερομηνιών λήξης με βάση τις εξαρτήσεις .
• Τυποποιήστε τις χειροκίνητες διαδικασίες με προσαρμόσιμα πρότυπα έργων .

6. Παρακολουθήστε την εργασία κεντρικά
Όταν όλη η εργασία της ομάδας σας είναι οργανωμένη κεντρικά, μπορείτε να δείτε ακριβώς ποιος κάνει τι και πότε. Αυτό εξαλείφει τις εικασίες από τον προγραμματισμό, επειδή γνωρίζετε πότε ολοκληρώνονται οι εργασίες, πότε είναι η σειρά σας να αναλάβετε δράση και να προχωρήσετε σε ένα έργο και ποια στοιχεία πρέπει να δώσετε προτεραιότητα πρώτα.

Για να ξεκινήσετε, βεβαιωθείτε ότι όλες οι εκκρεμότητες της ομάδας σας βρίσκονται σε ένα μέρος. Οργανώστε τις έτσι ώστε όλοι να έχουν πρόσβαση σε όλες τις εργασίες και ζητήστε από κάθε άτομο να ενημερώνει σε πραγματικό χρόνο τι εργάζεται. Με αυτόν τον τρόπο, όλοι γνωρίζουν την ακριβή κατάσταση κάθε εργασίας.

Μπορείτε να προχωρήσετε ένα βήμα παραπέρα ρυθμίζοντας αυτοματοποιημένες ροές εργασίας που ειδοποιούν τους συναδέλφους όταν είναι η σειρά τους να παρέμβουν και να προωθήσουν το έργο. Οι ροές εργασίας μπορούν να ενεργοποιήσουν βήματα δράσης και να ορίσουν αυτόματα προθεσμίες, διασφαλίζοντας ότι τα έργα παραμένουν σε καλό δρόμο. Απαιτείται κάποια εργασία στο παρασκήνιο για να ρυθμιστούν, αλλά μόλις είναι έτοιμα για λειτουργία, οι ροές εργασίας λειτουργούν ως κεντρική πηγή πληροφοριών για εσάς, την ομάδα σας και τις καθημερινές σας εργασίες.

5 βήματα για να οργανώσετε τις ομάδες σας
Το τελευταίο —και πιο δύσκολο— βήμα για την οργάνωση είναι η διευκόλυνση της δια-ομαδικής εργασίας. Κάθε τμήμα έχει τον δικό του τρόπο να κάνει τα πράγματα, τα εργαλεία που του αρέσει να χρησιμοποιεί και τις διαδικασίες που έχει εφαρμόσει με την πάροδο του χρόνου. Αλλά οι περισσότερες εργασίες γίνονται διαλειτουργικά σε πολλά τμήματα. Δοκιμάστε αυτές τις πέντε συμβουλές για να απλοποιήσετε τη δια-ομαδική εργασία και να προετοιμάσετε τα έργα σας για επιτυχία.

Ενσωματώστε τα αγαπημένα σας επιχειρηματικά εργαλεία
Η εναλλαγή πλαισίου —η γρήγορη μετάβαση από τη μία εργασία ή εφαρμογή στην άλλη— αποτελεί σοβαρό παράγοντα διατάραξης. Κάθε φορά που αλλάζετε, ο εγκέφαλός σας πρέπει να προσαρμόζεται. Αυτό εξαντλεί την ενέργεια και τη συγκέντρωσή σας, καθιστώντας δύσκολη την εστίαση στην εργασία ή τη λήψη αποτελεσματικών αποφάσεων.

Η εναλλαγή περιβάλλοντος αποτελεί πρόβλημα για πολλούς από εμάς. Ο μέσος εργαζόμενος εναλλάσσει εφαρμογές έως και 25 φορές την ημέρα. Ως αποτέλεσμα, πάνω από το ένα τέταρτο (27%) των εργαζομένων λένε ότι οι ενέργειες και τα μηνύματα παραβλέπονται κατά την εναλλαγή εφαρμογών και το 26% λέει ότι η υπερφόρτωση εφαρμογών τους καθιστά λιγότερο αποτελεσματικούς.

Μπορείτε να μειώσετε τον αριθμό των εφαρμογών που χρησιμοποιείτε —και από προεπιλογή, μέρος αυτής της ψυχικής καταπόνησης— μέσω ολοκληρωμένων επιχειρηματικών ενσωματώσεων. Η ενσωμάτωση των αγαπημένων σας επιχειρηματικών εργαλείων σάς επιτρέπει να έχετε πρόσβαση σε πληροφορίες από διαφορετικές πηγές, όλα σε ένα μέρος. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να συγκεντρώσετε τις πληροφορίες σας σε μια πλατφόρμα διαχείρισης εργασίας, ενώ παράλληλα να αποκομίσετε τα οφέλη ισχυρών εργαλείων όπως το Salesforce ή τα Έγγραφα Google—τα καλύτερα και των δύο κόσμων.

Χωρίστε τους μεγαλύτερους στόχους σε μικρότερες εργασίες
Οι μεγάλοι στόχοι μπορεί να φαίνονται συντριπτικοί. Όταν αυτοί οι μεγάλοι, τολμηροί στόχοι δεν είναι σωστά οργανωμένοι, η ομάδα σας μπορεί να αισθάνεται ότι είναι αδύνατο να επιτευχθούν ή ότι η δουλειά της δεν έχει σημασία. Ωστόσο, η παρακίνηση των εργαζομένων είναι ζωτικής σημασίας για μια επιτυχημένη ομάδα — το 39% των εργαζομένων θέλει να γνωρίζει ότι η εργασία του θα προσθέσει αξία στην εταιρεία.

Η σύνδεση αυτών των ευρύτερων, γενικών στόχων με τις ατομικές ευθύνες δείχνει στην ομάδα σας ότι η εργασία τους έχει σημασία. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι ο μακροπρόθεσμος στόχος σας είναι να αυξήσετε την πελατειακή σας βάση κατά 300% τα επόμενα 5 χρόνια. Σε αυτό το ευρύ επίπεδο, είναι δύσκολο να κατανοήσετε πώς να το κάνετε αυτό ή τι σημαίνει για την εταιρεία μέχρι να το αναλύσετε σε βραχυπρόθεσμους στόχους , χρόνο με το χρόνο, εργασία με την εργασία. Σε αυτήν την περίπτωση, μπορεί να μοιάζει κάπως έτσι:

Η οργάνωση σας βοηθά να εργάζεστε πιο έξυπνα
Χρειάζεται λίγη προσπάθεια και χρόνος για να εφαρμόσετε συμβουλές οργάνωσης και να απλοποιήσετε τη ζωή σας. Αλλά το να κάνετε την αρχική δουλειά για να οργανωθείτε καλύτερα σας βοηθάει στο μέλλον. Με τον καιρό, θα δημιουργήσετε περισσότερο χώρο στην εργάσιμη ημέρα σας για να εστιάσετε στις εργασίες στις οποίες είστε καλύτεροι ή σας φέρνουν τη μεγαλύτερη χαρά—βοηθώντας σας να εργάζεστε καλύτερα και πιο ευτυχισμένοι.

(photo: pixabay)